1. In una direzione medica di presidio possono confluire dati sanitari di varia natura, provenienti da reparti, laboratori, pronto soccorso e altri servizi. Quali sono, a suo avviso, i passaggi pratici più delicati e le criticità più ricorrenti nella gestione della raccolta, della circolazione e dell’accesso a tali dati?
Il punto più critico è la frammentazione delle fonti: cartella clinica elettronica, RIS-PACS di radiologia, flussi di ammissione e dimissione dei reparti, e talora ancora fogli cartacei residuali per certi reparti o ambulatori viaggiano su applicativi sanitari nella maggior parte dei casi differenti.
Ogni sistema ha logiche di alimentazione diverse e, come Direzione Medica di Presidio Ospedaliero, ci troviamo spesso a dover “ricomporre” il quadro informativo del paziente attingendo a flussi non sempre interoperabili tra loro. Questo è ancora più importante, sul piano organizzativo, se si considera la necessità di “guardare il sistema dall’alto” e individuare i punti nodali su cui intervenire anche in ottica di ottimizzazione dei processi.
Altro aspetto rilevante riguarda la tracciabilità di chi inserisce, modifica o consulta un dato, poiché non tutti i sistemi sono dotati di un log facile da estrarre. Il che potrebbe generare problemi sia sul piano della qualità dell’informazione, sia su quello della responsabilità in caso di contestazione.
Infine, un altro elemento meritevole di segnalazione è la gestione delle richieste di accesso da parte di soggetti esterni (es., magistratura, altre strutture sanitarie, familiari del paziente, assicurazioni): da un lato, occorre sempre verificare titolo e finalità prima di rilasciare copia dei dati richiesti; dall’altro, capita spesso che la richiesta sia formulata in modo generico, costringendoci a richiedere chiarimenti che rallentano il processo.
2. Nel passaggio di un paziente da un reparto o servizio a un altro, quali criticità si verificano più frequentemente nella trasmissione dei dati clinici e quali accorgimenti vengono adottati per evitare informazioni incomplete, duplicate o non aggiornate?
A mio avviso, il passaggio di consegne resta uno dei momenti più delicati e a rischio sul piano della gestione dei dati. Tra le problematiche più frequenti segnalerei l’ipotesi di dati duplicati in caso di problemi nella comunicazione tra sistemi: ad esempio, referti caricati due volte, o terapie scritte diversamente tra la scheda di chi manda e quella di chi riceve, oppure – e ancor peggio – omissioni o mancato aggiornamento su aspetti importanti, come allergie, isolamenti da infezione, dispositivi impiantati.
Per limitare i danni si punta molto sulla “codifica” a monte di ogni passaggio, ad esempio mediante la standardizzazione delle lettere di trasferimento e delle verifiche attraverso checklist, che nel nostro Presidio, sono state progressivamente informatizzate proprio per ridurre la trascrizione a mano e soprattutto introdurre alert e sistemi di blocco in caso di informazioni mancanti.
Un altro accorgimento chiave è l’uso di identificativi univoci di episodio che seguono il paziente lungo tutto il percorso intraospedaliero, così da evitare che si aprano episodi non collegati tra loro.
Resta comunque fondamentale il richiamo a confronto diretto tra professionisti nei casi complessi, poiché il mero dato scritto non sempre trasmette, di per sé, in modo idoneo il contesto clinico.
3. In tema di dati sanitari, una delle principali esigenze pratiche è quella di rendere rapidamente disponibili le informazioni cliniche ai professionisti che ne hanno necessità, evitando al tempo stesso accessi non giustificati. Come viene realizzato concretamente questo equilibrio? Quali difficoltà emergono più frequentemente nella definizione dei profili di autorizzazione e nella verifica degli accessi?
Di norma per far fronte a questa esigenza si costruiscono per il personale profili di accesso differenziati sulla base del ruolo e del reparto di appartenenza, sotto il controllo della Direzione Medica di Presidio. La difficoltà principale nella definizione dei profili è mantenerne l’aggiornamento rispetto ai cambi di incarico, alla mobilità interna e al turnover del personale: se il profilo non viene disattivato o modificato tempestivamente, si crea un disallineamento tra chi ha accesso sul piano teorico e chi ne ha effettivamente necessità per la propria attività. Questo problema, tuttavia, può essere adeguatamente gestito mediante un’attività di formazione nei reparti.
Generalmente, il personale clinico richiede l’assegnazione di profili ad ampio spettro per ragioni di praticità operativa. Ove coerente con la mission di ogni unità operativa, la Direzione Medica cerca di accogliere tali richieste quanto più possibile, onde evitare vincoli che il personale clinico potrebbe concepire come un appesantimento burocratico inutile.
4. I dati raccolti per la cura possono essere utili anche per la sorveglianza epidemiologica, la valutazione della qualità dell’assistenza, la programmazione sanitaria e la ricerca. Quali ostacoli operativi incontra una struttura sanitaria quando intende utilizzare i dati per queste finalità ulteriori?
Il primo ostacolo operativo è quasi sempre di natura tecnica: i sistemi informativi nascono per la gestione clinica e amministrativa e molto spesso sono pensati su singola funzione (radiologia, reparto, sala operatoria, etc.) e non per l’estrazione analitica. Quindi ricavare dataset “puliti” per finalità secondarie richiede un lavoro successivo spesso manuale o comunque non automatizzato.
A questo si aggiunge il tema autorizzativo, perché ogni utilizzo ulteriore rispetto alla cura va valutato attentamente, specie se per attività di ricerca istituzionale, che richiede percorsi più strutturati con il coinvolgimento del Comitato Etico, cui può seguire un processo di anonimizzazione o pseudonimizzazione dei dati non sempre semplice in assenza di servizi dedicati
Si pone, infine, un problema organizzativo: spesso le competenze necessarie per l’estrazione dati risiedono nei preposti ai sistemi informativi, quelle per la verifica nella Direzione Medica di Presidio (la nostra, ad esempio, filtra tutte le richieste), e quelle di competenza specifica sulle singole Unità Operative. Il coordinamento tra questi attori allunga inevitabilmente i tempi rispetto alle esigenze di chi richiede l’accesso all’informazione: si pensi, ad esempio, alle segnalazioni urgenti in ambito di sorveglianza epidemiologica.
5. Quando i dati raccolti per la cura vengono utilizzati anche per la sorveglianza epidemiologica, quali problemi di qualità o uniformità dei dati emergono più spesso nell’estrazione dai diversi sistemi informativi del presidio?
I problemi più frequenti sono rappresentati, a mio avviso, dalla codifica non omogenea di diagnosi e procedure, perché i vari sistemi talora usano nomenclatori interni diversi rispetto agli standard ufficiali.
Altro problema emerge nell’ipotesi di campi non compilati o compilati in modo non esatto o non preciso. Nella pratica di reparto questi aspetti possono apparire come dettagli di poco conto, ma ai fini della sorveglianza epidemiologica taluni dati sono essenziali: ad esempio, la data esatta di comparsa dei sintomi o il collegamento tra un caso e i suoi contatti. Si riscontrano, inoltre, disallineamenti temporali, perché un dato può essere inserito con ritardo rispetto all’evento clinico reale, il che distorce le curve epidemiche se non si tiene conto della differenza tra data dell’evento e data di registrazione.
6. Nel caso di episodi quali lo smarrimento di documenti o l’invio di una comunicazione afferente all’ambito sanitario al destinatario sbagliato, quali sono i primi passaggi mediante i quali l’episodio viene segnalato, valutato e gestito all’interno del presidio? E quale ruolo svolge, in questo campo, la formazione del personale con riferimento alle problematiche connesse al trattamento dei dati sanitari?
Il primo passaggio è quasi sempre la segnalazione immediata da parte di chi rileva l’anomalia, rivolta solitamente al proprio responsabile e, in parallelo, agli uffici preposti che si occupano di documentazione sanitaria, che poi valutano se coinvolgere il referente privacy o il DPO, secondo la procedura interna di data breach che la struttura deve avere formalizzato.
Segue una fase di valutazione della gravità dell’episodio, nella quale si analizza la natura dei dati coinvolti, il numero di soggetti interessati e se vi sia un rischio concreto per i diritti e le libertà degli interessati.
In parallelo si attivano le azioni di contenimento, come il recupero del documento smarrito o il richiamo della comunicazione inviata per errore, quando possibile.
La formazione del personale è essenziale perché spesso il tema è sottovalutato e minimizzato. Nella mia esperienza, gli episodi che vengono gestiti nel modo meno adeguato sono proprio quelli in cui il personale non è consapevole che un semplice errore di destinatario configuri un data breach da segnalare, e non un problema “interno” da risolvere informalmente.
Senza contare, poi, che esistono ancora canali non ufficiali (es., chat Whatsapp, mail personali) che vengono utilizzati in maniera impropria per la condivisione di materiali che sono sensibili e potrebbero creare pericolosi episodi di fuga di dati.
7. All’interno della struttura, come si articola in concreto il rapporto tra direzione medica, responsabili informatici e soggetti incaricati della protezione dei dati nella gestione di questioni connesse alla sfera del trattamento di dati sanitari, tanto nell’operatività ordinaria quanto in presenza di criticità o anomalie?
Nell’operatività ordinaria il rapporto si manifesta soprattutto nella fase di progettazione di nuovi flussi o applicativi, in cui la Direzione Medica di Presidio rappresenta e deve mettere in luce le esigenze cliniche e organizzative, i preposti ai sistemi informativi valutano la fattibilità tecnica e il DPO verifica la conformità sul piano della protezione dei dati.
In pratica, però, questo coordinamento a tre non è sempre fluido e tempestivo e può capitare che il coinvolgimento del DPO avvenga più tardi di quanto sarebbe opportuno, magari quando certe azioni sono già in fase avanzata, il che genera poi la necessità di adeguamenti in corso d’opera.
In presenza di criticità o anomalie, invece, il canale si attiva rapidamente e in modo più strutturato: la Direzione Medica segnala l’evento, i sistemi informativi forniscono l’analisi tecnica su log e accessi e il DPO coordina la valutazione di rischio e gli eventuali adempimenti nei confronti del Garante. Un tema che resta aperto, a mio avviso, è la chiarezza dei ruoli nelle situazioni di confine, dove non è sempre immediato stabilire se la responsabilità primaria di intervento sia clinico-organizzativa o tecnico-informatica, e questo richiede un lavoro continuo di allineamento tra le funzioni.
8. Nella sua esperienza, che ruolo ricopre, allo stato, l’intelligenza artificiale nel supporto al lavoro clinico?
Alcuni progetti sono in corso di sperimentazione. Allo stato attuale, in ambito di Direzione Medica di Presidio, l’intelligenza artificiale funziona soprattutto come un eccellente “co-pilota”, un assistente ad alta precisione che lavora al nostro fianco per accelerare compiti ripetitivi.
Nel lavoro quotidiano di corsia e di laboratorio questa tecnologia si rivela una sorta di supervisore o consigliere “da tasca”, che può aiutare a cercare informazioni rapidamente e soprattutto a restituirle in forma di elaborato adattato sulla base delle esigenze del clinico. Ne traiamo, inoltre, un grande beneficio sul fronte burocratico: nella consapevolezza della necessità di tutela privacy e protezione dei dati dei pazienti, l’IA aiuta a trascrivere i verbali e a riassumere le cartelle cliniche più complesse, liberando i medici dalle “catene del computer” e restituendo loro tempo prezioso da dedicare all’ascolto e alla visita dei pazienti.
Il principio cardine in ogni caso resta, però, la centralità dell’uomo. L’IA elabora dati e suggerisce ipotesi, ma la diagnosi, la scelta della cura, la responsabilità e soprattutto l’empatia della relazione terapeutica rimangono interamente nelle mani del medico. In sostanza, l’algoritmo non cura i pazienti, ma ci permette di farlo in modo più rapido, sicuro e umano.